TABLA DINÀMICA.

Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo.

¿QUÈ ES?

Una tabla dinámica es una potente herramienta para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos. ... Nota: Los datos no deben tener filas o columnas vacías. Debe tener un solo encabezado de fila.

¿PARA QUÈ SIRVE?

Si no tiene demasiada experiencia con tablas dinámicas o no sabe cómo empezar, las tablas dinámicas recomendadas son una buena elección. Cuando usa esta característica, Excel determina un diseño significativo haciendo coincidir los datos con las áreas más adecuadas de la tabla dinámica. Esto le ofrece un punto de partida para una experimentación adicional. Una vez creada la tabla dinámica recomendada, podrá explorar las distintas orientaciones y reorganizar los campos para conseguir resultados específicos. La característica de tablas dinámicas recomendadas se agregó en Excel 2013, por lo que si tiene una versión anterior, siga en lugar de ello las instrucciones indicadas a continuación para crear manualmente una tabla dinámica.

¿CÒMO CREAR UNA TABLA DINÀMICA?

Crear manualmente una tabla dinámica

Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla de origen. Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinámica recomendada. Excel analiza los datos y le presenta varias opciones, como en este ejemplo con los datos de gastos domésticos. Seleccione la tabla dinámica que mejor le parezca y presione Aceptar. Excel creará una tabla dinámica en otra hoja y mostrará la lista Campos de tabla dinámica.

Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla de origen. Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinámica. Si usa Excel para Mac 2011 y versiones anteriores, el botón Tabla dinámica se encuentra en el grupo Análisis de la pestaña Datos. Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámicacon el nombre de tabla o de rango seleccionado. En este caso, utilizamos una tabla denominada "tbl_HouseholdExpenses". En la sección Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione Nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente. En el caso de Nueva hoja de cálculo, tendrá que seleccionar la hoja de cálculo y la celda donde quiera colocar la tabla dinámica. Si quiere incluir varios orígenes de datos o de tabla en la tabla dinámica, active la casilla Agregar estos datos al Modelo de datos. Haga clic en Aceptar. Excel creará una tabla dinámica en blanco y mostrará la lista Campos de tabla dinámica.

Trabajar con la lista de campos de tabla dinámica

En el área Nombre de campo de la parte superior, active la casilla correspondiente a cualquier campo que quiera agregar a la tabla dinámica. De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área Fila, los campos de fecha y hora se agregan al área Columna y los campos numéricos se agregan al área Valores. También puede arrastrar y colocar manualmente cualquier elemento disponible a alguno de los campos de tabla dinámica. Si ya no quiere un elemento de la tabla dinámica, basta con que lo arrastre fuera de la lista de campos o desactive su selección. La posibilidad de reorganizar los elementos de campo es una de las características de tabla dinámica que hace que sea tan fácil cambiarle rápidamente la apariencia.

Lista de campos de tabla dinámica	Campos correspondientes en una tabla dinámica

Valores de tabla dinámica

• Resumir valores por
  De forma predeterminada, los campos de tabla dinámica que se coloquen en el área Valores se mostrarán como SUMA. Si Excel interpreta los datos como texto, se mostrarán como CONTAR. Por eso es tan importante asegurarse de no mezclar tipos de datos en los campos de valor. Para cambiar el cálculo predeterminado, pulse primero en la flecha situada a la derecha del nombre de campo y seleccione después la opción Configuración de campo de valor.
  
  Después, cambie el cálculo en la sección Resumir valores por. Tenga en cuenta que, cuando modifique el método de cálculo, Excel lo anexará automáticamente en la sección Nombre personalizado, como "Suma de Nombre de campo", pero puede cambiarlo. Si hace clic en el botón Formato de número, puede cambiar el formato de número de todo el campo.
  
  Sugerencia: Puesto que al modificar el cálculo en la sección Resumir valores por cambiará el nombre del campo de tabla dinámica, es mejor no cambiar el nombre de los campos de tabla dinámica hasta que haya terminado de configurarla. Un truco consiste en usar Buscar y reemplazar (Ctrl+H) >Buscar > "Suma de" y luego Reemplazar por > dejar en blanco para reemplazar todo a la vez en lugar de tener que volver a escribirlo manualmente.
• Mostrar valores como
  En lugar de usar un cálculo para resumir los datos, también puede mostrarlos como porcentaje de un campo. En el siguiente ejemplo, hemos cambiado nuestros importes de gastos domésticos para que aparezcan como % del total general en lugar de la suma de los valores.
  
  Cuando haya abierto el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, puede hacer las selecciones en la pestaña Mostrar valores como.
  
• Muestre un valor como cálculo y como porcentaje.
  Basta con arrastrar el elemento a la sección Valores dos veces y luego establecer las opciones Resumir valores por y Mostrar valores como para cada una de ellas.

Actualización de las tablas dinámicas

Si agrega nuevos datos al origen de datos de tabla dinámica, hay que actualizar las tablas dinámicas que se hayan integrado en ese origen de datos. Para actualizar una sola tabla dinámica, puede hacer clic con el botón derecho en algún lugar del rango de tabla dinámica y luego seleccionar Actualizar. Si tiene varias de las tablas dinámicas, seleccione primero una celda en cualquier tabla dinámica y luego, en la Cinta, vaya a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > Datos > Haga clic en la flecha situada en el botón Actualizar y seleccione Actualizar todo.

Eliminación de una tabla dinámica

Si creó una tabla dinámica y decide que ya no la quiere, basta con que seleccione todo el rango de tabla dinámica y luego presione Eliminar. Esto no tendrá ningún efecto en otros datos, tablas dinámicas ni gráficos relacionados. Si la tabla dinámica se encuentra en una hoja separada que no tenga otros datos que quiera conservar, eliminar esa hoja es una forma rápida de quitar la tabla dinámica.

CONSOLIDACIÒN DE DATOS.

CONSOLIDACIÒN DE DATOS.

¿Qué es consolidar datos en Excel?

Comando Consolidar en Excel. Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos. Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar cada uno de los rangos de las diferentes hojas.

¿PARA QUÈ SIRVE?

Para resumir los resultados de hojas de cálculo independientes y elaborar informes con ellos, puede consolidar datos de cada una de ellas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas de cálculo pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, une datos de modo que puede actualizar y agregar según sea necesario con mayor facilidad.

¿CÒMO SE DIVIDE?

Consolidación por posición: Cuando los datos en las áreas de origen se organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos de departamento que se han creado a partir de la misma plantilla.

Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen las mismas etiquetas de datos.

• Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. En cambio, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Si quiere una consolidación más flexible por categoría, considere la posibilidad de crear una tabla dinámica en su lugar.
• Pasos de consolidación
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• 1. Si aún no lo ha hecho, en cada hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, configure los datos del siguiente modo:
     • Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista, de modo que cada columna tenga una etiqueta en la primera fila, contenga datos similares y no tenga filas o columnas en blanco.
     • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no escriba nada en la hoja de cálculo maestra donde vaya a colocar la consolidación; Excel la rellenará.
     • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
  2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.
  3. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.
     
  4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.
     El siguiente es un ejemplo con tres rangos de hoja de cálculo seleccionados.
     
  5. Seleccionar los datos
     • Si la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar está en otro libro, haga clic primero en Examinar para buscar ese libro y, después, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. Excel introducirá la ruta del archivo en el cuadro Referencia seguida de un signo de exclamación y puede seguir seleccionando los datos.
     Después, en el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos de la hoja de cálculo.
     
     Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, seleccione los datos y después haga clic en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de diálogo Consolidar.
  6. En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos para agregar todos los rangos que quiera.
  7. Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si quiere que Excel actualice la tabla de consolidación automáticamente cuando cambie el origen de datos, active la casilla Crear vínculos con los datos de origen. Si está desactivada, puede actualizar la consolidación de forma manual.

  8. Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

     • Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo
       Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:
       
       Sugerencia: Para introducir una referencia de celda, como Ventas!B4, en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en que necesite la referencia, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo y, después, haga clic en la celda; Excel rellena automáticamente el nombre de la hoja y la dirección de la celda. Tenga en cuenta que las fórmulas como esta pueden ser propensas a errores, porque es muy fácil seleccionar por accidente la celda incorrecta. También puede resultar difícil localizar un error una vez que se ha introducido la fórmula.
     • Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo
       Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing (ambos incluidos), tendría que escribir lo siguiente en la celda E5 de la hoja de cálculo maestra: